Was gehört in ein Übergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll schützt beide Seiten – Vermieter und Mieter. Es hält den Zustand der Wohnung zum Übergabezeitpunkt fest und ist die Grundlage, wenn später Meinungsverschiedenheiten entstehen.

Zu den unverzichtbaren Angaben gehören: Datum und Uhrzeit der Übergabe, Namen aller anwesenden Personen, Adresse der Wohnung, alle übergebenen Schlüssel mit Anzahl und Art sowie die abgelesenen Zählerstände für Strom, Gas und Wasser.

Der Kern eines Protokolls ist die Beschreibung des Zustands jedes Raumes. Dabei sollte Zimmer für Zimmer vorgegangen werden – Böden, Wände, Decken, Fenster, Türen und Einbauten.

Hilfreich ist eine einheitliche Struktur: Für jeden Raum werden dieselben Punkte abgehakt. Mängel, Gebrauchsspuren oder Schäden werden konkret benannt – nicht nur als 'schadhaft', sondern mit Lage, Größe und Art. Was einwandfrei ist, wird ebenso festgehalten.

Fotos sind eine wertvolle Ergänzung zum schriftlichen Protokoll – aber kein Ersatz dafür. Sie zeigen, wie ein Raum oder eine Stelle tatsächlich aussah, und machen Beschreibungen nachvollziehbar.

Für aussagekräftige Fotos gilt:

• Jeden Raum mit Übersichtsfoto festhalten
• Mängel und Schäden aus kurzer Distanz aufnehmen
• Datum und Uhrzeit in den Metadaten des Fotos sichtbar lassen
• Fotos direkt beim Termin auf ein gemeinsames Medium übertragen oder verschicken
• Keine nachträgliche Bearbeitung – Originalaufnahmen verwenden

Vage Formulierungen führen zu Streit. 'Schmutzige Küche' sagt nichts aus – 'Fettablagerungen an Dunstabzugshaube und Herd, ca. 3 mm stark' dagegen sehr viel.

Gute Protokollformulierungen sind sachlich, präzise und ohne Schuldzuweisung. Wertende Sprache gehört nicht ins Protokoll. Was zählt, ist der beschriebene Zustand – die rechtliche Einordnung ist eine andere Frage, die im Zweifel fachkundig bewertet werden sollte.