Hausmeisterservice für Eigentümergemeinschaften (WEG)

In einer Eigentümergemeinschaft trifft die Eigentümerversammlung die grundlegenden Entscheidungen – auch die Frage, ob und welcher Hausmeisterservice beauftragt wird. Der Verwalter bereitet die Entscheidung vor und setzt sie nach einem Beschluss um.

In der Praxis schlägt oft der Verwaltungsbeirat oder der Verwalter selbst vor, einen Hausmeisterservice zu beauftragen oder zu wechseln. Für Eigentümer bedeutet das: Wenn Sie Handlungsbedarf sehen, ist die Eigentümerversammlung der richtige Ort, um das Thema zu platzieren. Die formalen Anforderungen an einen solchen Beschluss hängen von der jeweiligen Gemeinschaftsordnung ab – bei Unsicherheit empfehlen wir fachkundige Beratung.

Vage Vereinbarungen wie 'Pflege der Außenanlagen' oder 'Regelmäßige Kontrollen' führen früher oder später zu Unklarheiten. Was ist mit Regelmäßig gemeint – wöchentlich, monatlich? Was gehört zur Außenanlage – Rasenflächen, Hecken, Wege, Parkplätze?

Ein klares Leistungsverzeichnis nennt jede Tätigkeit beim Namen, definiert das Intervall und beschreibt, was genau darunter zu verstehen ist. Nur dann lässt sich beurteilen, ob der Dienstleister das Vereinbarte erfüllt. Und nur dann kann die Vergütung sauber auf umlagefähige und nicht umlagefähige Posten aufgeteilt werden.

In einer WEG gibt es mehrere Beteiligte: den Verwalter, den Verwaltungsbeirat und die einzelnen Eigentümer. Für einen reibungslosen Ablauf ist es wichtig, frühzeitig zu klären, wer mit dem Hausmeisterservice kommuniziert – und wer nicht.

Empfehlenswert ist ein einheitlicher Meldeweg: Mängel und Aufträge gehen immer über den Verwalter oder eine definierte Kontaktperson. Wenn jeder Eigentümer direkt beim Hausmeister anruft und Aufgaben erteilt, entsteht schnell Chaos. Klare Zuständigkeiten schützen alle Beteiligten.

Diese Punkte führen in WEGs regelmäßig zu Problemen:

• Unklarer Leistungsumfang: Was wurde beschlossen, was wurde vereinbart – das stimmt manchmal nicht überein.
• Mehrere Ansprechpartner: Wenn Eigentümer direkt beim Hausmeister anrufen und unterschiedliche Aufgaben erteilen, verliert niemand mehr den Überblick.
• Fehlende Dokumentation: Mängelmeldungen, Kontrollgänge und erledigte Aufgaben sollten schriftlich festgehalten werden – als Nachweis und zur Qualitätssicherung.
• Keine Anpassung bei Änderungen: Wenn das Gebäude umgebaut wird, neue Flächen entstehen oder sich die Nutzung ändert, muss der Leistungsumfang angepasst werden.